Uusien työtapojen ja teknologian käyttö yritysten lakiasioissa
Vierasblogi: Erkki Hyvärinen, Laissa
Avustimme vastikään asiakasta suhteellisen tavanomaisessa laitemyyntiä koskevassa sopimusasiassa. Hommaa tehtiin olennaisesti samalla tavalla kuin ainakin 30 vuotta sitten. Reilu satasivuinen pohja (johon oli vuosikymmenten saatossa aina lisätty jotain varmistelua, mutta ei koskaan todennäköisesti poistettu mitään), jota sitten lähdettiin perkaamaan vaihtamalla muokkausmerkinnöillä varustettuja word -dokumentteja sähköpostiliitteinä. Välillä aina neuvoteltiin. Aikaa paloi isolta joukolta kymmeniä ja taas kymmeniä tunteja.
Tuo oli tietysti vain yksittäinen tapaus, mutta taitaa silti kuulostaa monelle tutulta? Sopimukset ovat iso osa minkä tahansa aktiivisen yrityksen toimintaa ja niiden laatimiseen ja hallintaan käytetään merkittävä määrä rahaa ja johdon sekä muunkin henkilöstön aikaa. Tästä huolimatta monelta muulta liiketoiminnan alueelta tutut tehokkaammat ja käyttäjäystävällisemmät työtavat tuntuvat saavuttavan sopimustoiminnan tuskastuttavan hitaasti.
Mikä estää?
Marraskuussa 2022 järjestetyn Nordic Legal Tech Dayn oppien (ja monen keskustelun ja kokemuksen) perusteella merkittävänä esteenä muutoksen tiellä on resurssien ja osaamisenkin puute. Päivittäinen työ ei häviä mihinkään ja hyvin tehty muutos vaatii investointeja – aikaa ja osaamista, joita lakiosastolta ei välttämättä löydy. Kulunutta sanontaa käyttääkseni ei ole aikaa hypätä polkupyörän tai peräti auton kyytiin.
Nordic Legal Tech Dayssä kuultiin case -esimerkki todella vaikuttavasta ja onnistuneesta lakiasioiden muutoshankkeesta, mutta esiintyjä kertoi myös käyneensä läpi parikin burn outia hankkeen aikana. Muutos vaatii panostusta ja aikaa, jota ei normaalin työn ohella voi tavanomaisen työajan puitteissa tehdä.
” Jos mikään ei muutu, mikään ei muutu.
Ideat ja ajatukset ovat helppoja. Päivittäisessä työssä herää usein ajatus, että tämän tai tuon asian voisi tehdä fiksummin. Ja ehkä on luettu jostain kirjoituksia tekemistä helpottavista työtavoista ja työkaluista. Konkreettisessa aloittamisessa ja hankkeen läpiviennissä johtaminen ja osaaminen vasta punnitaan.
Vesimeloni on helpompi syödä paloissa. Helpointa on varmasti pilkkoa asia ja aloittaa jostakin: nykytilan kartoitus, ideoiden kerääminen, kustannus – hyöty -pohjainen päätös mistä aloitetaan, projektointi resursointeineen ja roolituksineen, läpivienti ja onnistumisen arviointi. On luonnollisesti tärkeätä kytkeä projektin tavoitteet liiketoiminnan tavoitteisiin heti alusta lähtien.
Tyypillisesti sopimusprosessin muutoshanke voi kattaa seuraavia osa-alueita:
Yksi Nordic Legal Tech Dayn opeista oli myös, että onnistuminen vaatii riittävästi aikaa ja panostusta myös käyttöönottovaiheen koulutukseen ja henkilökohtaiseenkin viestimiseen.
Matka ideasta valmiiseen toteutukseen voi olla pidempi ja monipolvisempi kuin alkuun voisi kuvitella. Sitä kuuluisaa sitkeyttä ja oppimista erehdystenkin kautta vaaditaan mutta matka voi olla myös monella tavalla palkitseva.
Muutoksen johtamisesta on kirjoitettu paljon, mutta varmasti seuraavat elementit löytyvät useimmista: motivaatio /muutostarpeen ymmärtäminen, muutoksen ymmärtäminen (visio) ja siihen sitoutuminen (johdosta lähtien), viestiminen ja sitouttaminen, esteiden poistaminen, muutoksen onnistumisen kriteereiden (KPIt) seuraaminen ja muutoksen ankkurointi uudeksi tekemisen tavaksi ja rutiineiksi.
Apua sopimusprosessien uudistamiseen?
Laissa ja Ilves Solutions ovat liittoutuneet yhdistäen legal tech, legal design ja lakiasioiden osaamista vankalla kokemuksella yritysten lakiasioiden ja lakipalveluntarjoajien arkipäivästä.
Autamme mielellämme. Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.
Erkki Hyvärinen (erkki(at)laissa.fi)
Heikki Ilvessalo (heikki.ilvessalo(at)ilvessolutions.fi)
Jorma Vartia (jorma(at)laissa.fi)
