Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä


Ilves Solutions Oy
Postiosoite: Niittymäentie 9 / 02200 Espoo
Käyntiosoite: Niittymäentie 9 Espoo
Y-tunnus: 2398203-5
Puhelin: 02900 74911

Ilves Valmisohjelmistot Oy
Postiosoite: Niittymäentie 9 / 02200 Espoo
Käyntiosoite: Niittymäentie 9 Espoo
Y-tunnus 2827842-6
Puhelin: 02900 74911

2.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa


Nimi: Heikki Ilvessalo
Sähköposti: info@ilvessolutions.fi

3.Rekisterin nimi


Ilves Solutions Oy:n ja Ilves Valmisohjelmistot Oy:n asiakasrekisteri

4.Rekisteröidyt


Rekisteriin merkitään yhtiöiden asiakkaat ja ne potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa neuvotellaan yhteistyöstä.

5.Henkilötietojen käyttötarkoitus


Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

Asiakassuhteen luominen, hoitaminen ja ylläpito
Ilves-yhtiöiden tarjoamien tuotteiden ja palvelujen markkinointi, myynti, hallinta, toteutus ja laskutus
Asiakaskirjeiden, markkinointiviestien ja tiedotteiden lähettäminen
Mielipide-, markkina- ja muut tutkimukset
Tuotteiden ja palvelujen kehittäminen.

6.Rekisterin tietosisältö


Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yritystiedot
yrityksen nimi, y-tunnus, toimiala, osoite, puhelinnumero, henkilöstöluokka, liikevaihtoluokka, ostotapahtumat ja muut liiketoimet Ilves-yhtiöiden kanssa
Henkilötiedot
etu- ja sukunimi, yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävä yrityksessä, asiakkaalta saadut tiedot, asiakassuhdetta koskevat tiedot, sukupuoli, sekä muut henkilön tehtäviin ja asemaan elinkeinoelämässä liittyvät tiedot
markkinointikiellot

7.Säännönmukaiset tietolähteet


Asiakkaan oma ilmoitus (puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla)
Liike- ja asiointiyhteydet asiakkaisiin ja sidosryhmäorganisaatioihin
Ilves-yhtiöiden työntekijöiden rekisteriin kirjaamat tiedot

8.Tietojen säännönmukaiset luovutukset


Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn ennalta antamaa suostumusta.
Ilves-yhtiöillä ja niiden kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on lisäksi oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin) henkilötietolain mukaisesti.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

Edustustili / Online-tilitoimistot
Equinix (Finland Oy)
HubSpot
Leadfeeder
mailchimp.com

9. Tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle


Niiltä osin kuin rekisterin tietoja säilytetään EUn ulkopuolella, tapahtuu tällainen säilytys EU-US Privacy Shield -sopimuksen määräysten mukaisesti.

10. Käsittelyn kesto


Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

11. Henkilötietojen käsittelijät


Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelevät myös tilitoimistomme työntekijät.

12. Rekisteröidyn oikeudet


Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@ilvessolutions.fi, jollei jäljempänä ole toisin todettu:

Oikeus pääsyyn tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen

Oikaisuoikeus
Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä tai puutteita, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Suostumuksen peruuttaminen
Niiltä osin kuin rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, voi rekisteröity milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Siirto järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat henkilötiedot siirretään toiseen järjestelmään.

Valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle valitus, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet


Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei ole.

Sähköisesti tallennetut tiedot
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asiantumukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rekisteriseloste on nähtävissä Ilves Solutions Oy:n asiakaspalvelupisteessä (vastaanotto), Niittymäentie 9 Espoo sekä verkossa osoitteessa https://www.ilvessolutions.fi/fi/ilves-solutions-oyn-ja-ilves-valmisohjelmistot-oyn-asiakasrekisterin-rekisteriseloste

Tätä rekisteriselostetta on päivitetty viimeksi 26.10.2023.

Back-top