Migraatiot lakialan erityisvaatimukset huomioiden
Ilves on johtava lakialan migraatioihin erikoistunut toimija. Tunnemme syvällisesti lakialan vaatimukset ja suosituimpien dokumentinhallintajärjestelmien ja niihin liittyvien laskutusjärjestelmien erityispiirteet.
Olemme itsenäinen toimija ja palvelemme eturivin asiakkaitamme tiiviissä yhteistyössä johtavien ohjelmistotoimittajien ja konsulttien kanssa.
Migraatiot edellyttävät vahvaa dataosaamista. Lakialalla ne myös edellyttävät aivan erityistä tarkkuutta, koska käytännössä niissä aina käsitellään luottamuksellisia asiakastietoja.
Valitsemalla meidät kumppaniksi varmistatte, että migraatioprojektissanne huomioidaan alusta lähtien lakialan erityispiirteet ja -vaatimukset.
Mitä migraatio tarkoittaa?
Migraatio tulee usein vastaan dokumentinhallintajärjestelmän hankinnan yhteydessä. Toimistonne siirtyy joko verkkolevyiltä tai SharePointista jonkin lakialaan erikoistuneen DMS-järjestelmän, kuten Epona, iManage Work, M-files tai NetDocuments käyttäjäksi.
Asia ei tule koskaan usein vastaan. Kun puhumme asiakkaidemme kanssa, niin ensimmäisenä he aina kysyvätkin meiltä:
”Mitä migraatioprojekti käytännössä tarkoittaa? Voisitteko kertoa meille päävaiheet projektista ymmärrettävästi ilman teknistä jargonia?”
DMS-migraatioiden perusidea on seuraava:
- Käytössä olevassa dokumenttien hallinnan järjestelmässänne olevat tiedot siivotaan ja järjestetään vastaamaan uuden DMS-järjestelmänne tietorakennetta. Lopuksi vanhan järjestelmänne tiedot siirretään uuteen DMS-järjestelmään.
Kaikki migraatioprojektit jakautuvat seuraaviin kolmeen päävaiheeseen. Yksityiskohdat projekteissa toki vaihtelevat paljon. Alla kuvatussa esimerkissä on kyse DMS-migraatiosta.
Tavoitteiden määrittely ja suunnittelu
Ennen projektia määrittelemme yhdessä tavoitteenne esitietokyselyllä ja kanssanne keskustellen. Olennaisia kysymyksiä ovat muun muassa seuraavat asiat:
- haluatteko siirtää vain aktiivisten vai kaikkien toimeksiantojen dokumentit?
- kerätäänkö sähköpostit jo migraatiovaiheessa toimeksiantokansioihin?
- siirretäänkö kaikki dokumenttiversiot SharePointista uuteen järjestelmäänne?
- onko integraatio nykyisen dokumentinhallintanne ja toiminnanohjausjärjestelmänne välillä olemassa?
Analysoimme myös ennen projektin aloitusta nykyisten tietovarastojenne lähtötilanteen. Tutkimme muun muassa miten yhtenäistä ja hyvässä järjestyksessä tiedostonne ovat suhteessa toiminnanohjausjärjestelmänne tietoihin.
Projektin lopullinen työmäärä ja hinta määräytyvät lähtötilanteenne perusteella. Siksi alustava kustannusarviomme täsmentyy aina tässä vaiheessa.
Pyrimme aina minimoimaan työmääränne projektissa. Roolinne ja tehtävänne projektissa riippuvat luonnollisesti tavoitteistanne ja tilanteestanne. Saatte meiltä halutessanne myös projektinjohtopalvelua.
Siivous ja yhteensopivuuden luominen uuden järjestelmän vaatimusten mukaisesti
Kun olette hyväksyneet tarkennetun työmääräarviomme ja toteutussuunnitelmamme, aloitamme tietojenne siivoamisen.
Tämä vaihe sisältää useita teknisiä välivaiheita, joissa hyödymme uniikkia Ilves -hakuteknologiaa. Oman teknologiamme avulla pystymme toteuttamaan migraatiot luotettavasti ja tehokkaasti.
Tässä vaiheessa tehdään usein myös testimigraatioita, joilla varmistamme, että migraatio toimii, kun “h-hetki” sovittuna ajankohtana koittaa.
Lopputuloksena on kohdejärjestelmän mukaiseksi siivottu tietorakenne, jonka avulla tiedostojen siirto uuteen järjestelmäänne voidaan toteuttaa nopeasti ja helposti.
Tiedostojen siirto ja testaus
Lopuksi teemme tietojen siirron yhdessä järjestelmätoimittajanne kanssa.
Hyvin tehty pohjatyö mahdollistaa sen, että tämä vaihe sujuu mutkattomasti ja pääsette nauttimaan työskentelystä järjestyksessä olevien tietojenne avulla.
Miksi Ilveksen migraatiopalvelu?
- Olemme lakialan luottotoimija. Meillä on pitkä kokemus lakialan vaatimuksista. Kanssamme migraatio hoituu turvallisesti ja asiantuntevasti.
- Tietoturva on meille yhtä tärkeätä kuin teille. Tiedämme miten luottamuksellista datanne on ja miksi sen huolellinen suojaaminen on keskeistä myös migraatiossa.
- Vaivattomuus ja mutkattomuus. Tiedämme, että aikanne on kallista. Luomme järjestyksen puolestanne ja hoidamme projektin maaliin sujuvasti.
- Olemme riippumaton toimija. Pystymme hoitamaan migraatiot yhteistyössä niin dokumentinhallinta (DMS) kuin toiminnanohjaus PMS (Practice Management System) toimittajienne kanssa hyvässä yhteistyössä.
- AI:ta varten rikastettu datanne. Rikastamme datanne tarvittaessa osana prosessia siten, että saatte tekoälystä enemmän irti.
llves tietolähdekonnektorit osana tehokasta ja luotettavaa migraatiota
Toteutamme migraatiot hyödyntämällä Ilves EMIE data-alustaa ja lukuisia konnektorejamme sekä Ilveshaku -hakuteknologiaa. Tämä tekee migraatiopalvelumme teknisesti edistyksellisimmäksi ja nopeimmaksi tavaksi toteuttaa lakialan migraatioita.
Kenelle palvelumme sopii?
Palvelumme sopii isoille ja keskisuurille kotimaisille ja pohjoismaisille asianajotoimistolle. Haluatko keskustella tavoitteistanne ja aikataulustanne? Ota rohkeasti yhteyttä niin keskustellaan toimistonne tavoitteista.
Kumppaniksi?
Oletko lakialan dokumentinhallinnan tai toiminnanohjauksen ohjelmistotoimittaja, ja tarvitsette lakialan toimijat ja vaatimukset tuntevaa kumppania?
